Martin Vondrouš ze Software602: Nejhorší je vytištěný dokument, který se strčí někam do archivu

Přijít o veškerá data nebo je od hackerů vykupovat za miliony dolarů je noční můrou všech firem. Pomoci předcházet podobným útokům může digitální archiv firemních dokumentů a dat. To má své výhody i specifické požadavky na fungování firmy. „Většina dokumentů dnes vzniká již v digitální podobě a obsahují řadu metadat. Nejhorší je, když se pak vytisknou a někam založí,“ říká Senior Business Development Manager Software602 Martin Vondrouš.

Software602 začal před desítkami let legendárním texťákem T602 a dnes nabízí spousty řešení. Existuje nějaká kontinuita se slavnými začátky?

Určitě zůstalo zaměření na zjednodušení práce lidí. V počátečních dobách dávaly programy T602 a M602 lidem důvod pořídit si počítač. Díky nim mohli na počítačích začít skutečně pracovat. Digitalizovali svoje myšlenky. Výsledek se většinou tisknul, protože e-maily ještě nefungovaly. A dnes se věnujeme digitalizaci veškerých firemních dokumentů i procesů.

Vy se specializujete na digitální archivy. Co to obnáší?

Ve firmách vzniká spousta dokumentů, které někdo vytvoří, pošle dál, někdo je schválí, podepíše a pak je také logicky důležité, tyto dokumenty archivovat. To lze dělat různými způsoby. Důležité ale je ošetřit to, že ty zaarchivované dokumenty budou obsahovat dlouhodobě ověřitelné informace o svém původci a času podepsání a tyto skutečnosti bude možné v delším časovém horizontu ověřit. Samozřejmě hrozí, že někdo dokument otevře a změní. Ale takový zásah je možné v rámci dlouhodobého archivu ošetřit jednak přístupovými právy a jednak je každý takový zásah do integrity dokumenty jednoznačně rozpoznatelný. K archivaci, nikoli jen uložení dokumentů slouží dlouhodobý digitální archiv, jehož provozovatel garantuje uchování všech digitálních podpisů po dobu, po kterou je třeba, což mohou být roky i desetiletí. Musí to být ošetřeno tak, že je klidně za dvacet let bude možné použít například při soudní při.

Revoluce jménem digitalizace. Opuštěním papírového archivu firmy ušetří

Zprávy z firem

Zákon ukládá firmám povinnost archivovat dokumenty řadu let – některé až tři desítky. Díky možnosti využívat digitální archiv společnosti ušetří čas, místo i peníze.

nstp

Přečíst článek

Co takový dokument tedy musí obsahovat?

My garantujeme dlouhodobou ověřitelnost a platnost podpisů na dokumentu, což zajišťujeme péčí jak o samostatný dokument, tak zejména právě o jeho digitální podpisy, pečetě či razítka. Samozřejmostí jsou i transakční a další protokoly, dokument nese nějaká uživatelská oprávnění, a ve chvíli, kdy například někdo ten dokument změní, což je velmi obtížné samo o sobě, zanese se ta akce i do průvodních metadat dokumentu, ale hlavně se poruší integrita dokumentu a toto je na první pohled zřejmé. Výhodou našeho řešení přitom je vysoká míra bezpečnosti, ale zároveň také snadného nakládání s daty. Existují totiž různá zařízení, která digitální uložení dat řeší například hardwarově, takzvaná WORM úložiště, což znamená Write Once Read Many. Tam lze dokumenty nahrát jednorázově, ale pak je již nelze změnit, ani smazat, což může narážet i na platnou legislativu týkající se práva na vymazání digitální stopy.

Narážíme na otázku legislativy. Ta musí být pro tyto dlouhodobé služby poměrně komplikovaná.

Předně to je legislativa řešící to, jak má být který dokument dlouho archivován. Ta je stejná pro fyzický i digitální archiv. Podstatná je ale také legislativa zajišťující právě tu důvěryhodnost provozovatele podobných služeb. Evropská unie tak definovala pravidla eIDAS a pravidla pro poskytovatele služeb vytvářející důvěru. Těch služeb je definováno několik, například vydávání certifikátů, pečetí, razítek. A jednou ze služeb vytvářejících důvěru je také dlouhodobá prezervační služba, na což se soustředíme my.

Jak to funguje prakticky? Kdybych se rozhodl jako firma, že převedu svůj dosavadní archiv k vám?

No předně je dobré si uvědomit, že většina dokumentů už dneska ve firmách vzniká digitálně. A velmi často ty dokumenty nesou i docela dost informací, které se pak zničí tím, že se to vytiskne a dá do archivu, který je většinou nedostupný a špatně organizovaný i chráněný. To je nesmysl. Samotnému přechodu na digitální archiv tak děláme analýzu procesů a snažíme se je pro další fungování maximálně zracionalizovat. Když se to udělá dobře, samotný přechod už jde hladce.

David Ondráčka: Fialova vláda měla ambice, ale nyní jede salámovou metodou. Stát potřebuje opravit

Názory

Náš stát potřebuje zásadně opravit, na tom je široká shoda politická, byznysová i společenská. Tento opravdu komplexní a složitý úkol však zatím nedokážeme pojmout manažersky, vyčlenit na to dost kapacit a peněz, a důsledně táhnout dopředu. A permanentně vyjednávat celému procesu dostatečnou politickou podporu v momentu každého problému nebo odporu (který nevyhnutelně přijde), aby se to nezaseklo na detailech. Současná Fialova vláda v tom dělá kroky, ale zatím spíš salámovou metodou drobných krůčků, zásadní reforma to úplně není. Je otázka, co ve zbývající čase ještě stihne.

David Ondráčka

Přečíst článek

Jaké jsou nejčastější důvody pro přechod na digitální archiv?

Je to různé. Některé firmy chtějí snížit náklady na papírový archiv, jiné přecházejí například po fúzi dvou firem. A jsou i různé postupy. Někdo chce přesunout celý stávající archiv, jiná firma se rozhodne stávající dokumenty ponechat, ale nové již uchovávat digitálně s tím, že jak dokumenty stárnou a postupně se skartují, dochází ke snižování nákladů na klasický archiv.

Jak dlouho to trvá?

Před nedávnem jsme zrovna migrovali část archivu jedné společnosti, která fúzovala s naším klientem. Bylo to asi 900 tisíc digitálních dokumentů a trvalo to měsíc. Tři týdny byla příprava, týden pak vlastní digitalizace.

Chodí za vámi i začínající firmy, které chtějí rovnou digitální archiv?

Drtivá většina klientů jsou firmy, které měly papírový archiv a chtějí celý systém zefektivnit. Ale máme klienta, start-up, který chtěl rovnou mít možnost klientům vytvářet dokumenty, digitálně je podepisovat a rovnou archivovat s maximálním pohodlím a důvěrou.

Kde data klientů máte uložena? Máte vlastní datová centra?

Používáme cloudové řešení Azure od Microsoftu, s nímž máme postavenou smlouvu tak, že jsou ta data v západní Evropě, je tam systém záloh. Ale nabízíme klientům možnost mít data na jeho zařízeních. Ale samozřejmě v obou variantách existuje online rozhraní pro vstup klientů a také API rozhraní, které umožňuje ostatním informačním systémům využívat služby dlouhodobého digitálního archivu. Klasický příklad: ve zdravotnictví vzniká celá řada dokumentů, které je třeba archivovat desítky let, tak oni nám řeknou, že tento konkrétní dokument potřebují archivovat padesát let, my jej přijmeme a vydáme identifikační tiket k tomu dokumentu. Až bude ten dokument potřebovat, najde jej díky tomu tiketu. O nic jiného se vydavatel dokumentu nestará. Veškeré prodlužování certifikátů a další péče je na nás.

Digitalizace zjednodušuje práci personalistů. Firmám šetří čas i peníze

Zprávy z firem

Novela zákoníku práce platná od začátku letošního října, umožňuje uzavírat pracovní smlouvy a dohody elektronicky. Výrazně tak nahrává digitalizaci veškeré komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci.

Newstream & Partner

Přečíst článek

V současnosti roste počet kybernetických útoků, jejichž oběťmi jsou úplně obyčejní lidé, ale i firmy, které pak přicházejí o data. Jak se na to dá připravit?

Naštěstí ty systémy jsou již na velmi pokročilé úrovni, takže takové ty útoky, že se hacker dostane přímo do systému a nadělá paseku, se tak často nedějí. Roste ale počet sociálních průniků. Hacker pošle dobře vypadající email člověku uvnitř firmy, který má oprávnění nakládat s tím systémem, donutí jej, aby na nějaký odkaz kliknul, a tím otevře ta vrátka. Šikovnější ransomware v systému nic nedělá dva tři měsíce a až potom začne napadat síť. Pak je složité zajistit zálohy dva tři měsíce dozadu, protože se často děje, že při obnovení ze zálohy se obnoví i ten ransomware, který tam prostě byl dlouho. Na to všechno je dobré myslet právě návrhu digitalizačních procesů, struktury archivu a definici oprávnění pro přístup. Ale také na systém záloh, kdy nabízíme samozřejmě možnosti pro zálohování dat, ale také například zálohování virtuálních a aplikačních serverů do oddělených systémů, aby bylo možné provést bezpečné obnovní provozních systémů včetně dat.

Martin Vondrouš je Senior Business Development Managerem ve společnosti Software602.

Zkrátíme čekání žadatelů o hypotéku na polovinu, slibují sdružení poradci

Money

Už jedno sezení s poradcem odhalí, zda má žadatel o hypotéku šanci úvěr získat. Nové sdružení Hyponation, ve kterém se dala dohromady šestice finančně poradenských společností, slibuje zlepšení servisu kolem hypoték. Zrychlení i zjednodušení celého procesu získávání hypotečního úvěru by měli pocítit prý všichni, kdo si přes některou z těchto šesti společností požádají o úvěr na bydlení. Výhody i nevýhody nové platformy jsme probrali s Janem Brejlem, obchodním ředitelem poradenské společnosti Partners a s Janem Lenerem, ředitelem odboru marketingu a komunikace z Broker Consulting. 

Věra Tůmová

Přečíst článek

Tomáš Čupr: Zlomový vynález pro obchod byl čarový kód. Teď procházíme další změnou

Leaders

Umělá inteligence a současná technologická revoluce zásadně změní retail, říká Tomáš Čupr. Některým věcem už brání jen regulace - jako třeba zaplacení nákupu pohledem do kamery, což bylo už před pár lety možné v Číně.

tzv

Přečíst článek