Revoluce jménem digitalizace. Opuštěním papírového archivu firmy ušetří
Zákon ukládá firmám povinnost archivovat dokumenty řadu let – některé až tři desítky. Díky možnosti využívat digitální archiv společnosti ušetří čas, místo i peníze.
Digitalizace postupně prostupuje všechna odvětví a ukazuje se, že značnou progresivitu a zefektivnění zavedených firemních postupů přináší také v oblasti archivace nezbytných dokumentů. Přesto velká část firem v České republice stále využívá převážně papírové dokumenty. S tím se pojí řada povinností, jako je zajištění potřebných prostor pro archivaci a také nutná průběžná údržba a kontrola archivovaných materiálů, které s přechodem na digitální archiv odpadají.
Podle Martina Plevky, ředitele divize eCommerce & Public ve společnosti Software602, která se zaměřuje na digitalizaci dokumentů, je pro firmy náročné uhlídat například termíny skartací jednotlivých dokumentů či zajistit jejich validitu i po letech. Vítanou pomocí pak může být digitální archiv, který zaručuje bezpečné a přehledné ukládání dat. „Digitální archiv s aktivní péčí se navíc postará také o to, aby dokumenty splňovaly všechny legislativní nároky a pravidla skartace, které se mohou v budoucnosti měnit na základě úprav zákona,“ popisuje Martin Plevka.
Bezpečně a přehledně i na 45 let
Délka, po kterou je nutné firemní dokumenty archivovat, se na základě jejich jednotlivých typů liší. Nejdéle musí být uchovávány dokumenty personálního oddělení – konkrétně mzdové listy a účetní záznamy, které jsou potřebné pro účely důchodového pojištění a u nichž je nezbytná 45letá archivace. Kvalitní archivační systém by proto měl být v tomto případě prioritou. Pomůže nejen s bezpečným ukládáním dat, ale díky využití metadat se postará také o snadné a rychlé zpětné dohledání dokumentu, které může v případě fyzického archivu zabrat spoustu času.
Nespornou výhodou je rovněž fakt, že digitální data je na rozdíl od vytištěných dokumentů možné jednoduše prohledávat, evidovat a zálohovat. Chránit před ztrátou nebo poškozením například v případě požáru nebo jiných neočekávaných událostí. Nehrozí ani poškození dokumentů časem, informace tak zůstávají čitelné a přehledné. Digitální archivy mají navíc pokročilé zabezpečení a bezpečnostní nastavení, díky nimž lze zajistit, že k nim mají přístup pouze oprávnění pracovníci. Jsou tak dostatečně chráněny a pověřené osoby mají jasný přehled, kdo a kdy do dokumentů nahlížel.
Úspora času i financí
Přehledný systém a integrace dat výrazně zvyšuje efektivitu pracovních úkonů ve firmách. Současně snižuje počet rutinních úloh, díky čemuž klesá chybovost a zaměstnanci získávají prostor pro další rozvoj. Nezanedbatelná je pak také finanční úspora, která může za rok činit až desítky tisíc korun.
Co mají společného nový stavební zákon, digitalizace a umělá inteligence? Na to odpoví konference o stavebním zákoně
a připravenosti České republiky a developmentu na digitální transformaci. O tématu budou diskutovat místopředsedkyně Poslanecké sněmovny Klára Dostálová, Hana Landová z Hospodářské komory ČR, Tomáš Kadeřábek z Asociace developerů a Petr Klán z Ministerstva pro místní rozvoj.
Konference, kterou pořádá společnost remspace, proběhne 18. října v Mramorovém sále České spořitelny. 
Digitalizace českého stavebnictví se vleče. Jak by oboru prospělo vyšší zapojení AI, budou diskutovat experti
Reality
Už jedno sezení s poradcem odhalí, zda má žadatel o hypotéku šanci úvěr získat. Nové sdružení Hyponation, ve kterém se dala dohromady šestice finančně poradenských společností, slibuje zlepšení servisu kolem hypoték. Zrychlení i zjednodušení celého procesu získávání hypotečního úvěru by měli pocítit prý všichni, kdo si přes některou z těchto šesti společností požádají o úvěr na bydlení. Výhody i nevýhody nové platformy jsme probrali s Janem Brejlem, obchodním ředitelem poradenské společnosti Partners a s Janem Lenerem, ředitelem odboru marketingu a komunikace z Broker Consulting. 
Zkrátíme čekání žadatelů o hypotéku na polovinu, slibují sdružení poradci
Money
VYŠEL LETNÍ NEWSTREAM CLUB
Sázky na růst Česka se vyplácejí. Potvrzují to lidé různých oborů a zájmů, s nimiž se můžete potkat při čtení aktuálního vydání magazínu Newstream CLUB. Česko má totiž obří potenciál, který se daří čím dál více využívat. Platí to pro investory, globální i lokální firmy, ale také pro tuzemský realitní trh. Jak se na vlně zájmu svézt, poradí letní vydání magazínu.
Na obálce magazínu jsou sourozenci se Sara a Teo Sandevovi, kteří patří ke generaci, která už nemusí volit mezi původem a zemí, kde vyrostla. Ona jde hereckou cestou, on spojuje fotbal, studium a rodinný byznys. Oba ale dobře vědí, že jejich největší výhodou je právě mix českého zázemí a balkánských kořenů.
Aktuální vydání se věnuje právě sázkám na Česko z mnoha pohledů: z pohledu investorů drobných i institucionálních, ale i z pohledu lidí, kteří se snaží zemi posunout dál. K nim patří například Petr Dvořák, který shání soukromé prostředky na spolufinancování stavby nové pražské filharmonie, nebo investor Marek Dospiva.
Česko se také stává čím dál větším lákadlem pro zahraniční firmy, které zde mají vývojová centra. Důvodů je celá řada, ale klíčové jsou pro globální firmy tři věci: vhodná geografická poloha, bezpečnost, a hlavně silné technické zázemí, díky kterému tu mohou pracovat na nejpokročilejších inovacích.
To potvrzuje například šéf globální technologické společnosti Everpure Charlie Giancarlo, který působil v největších firmách světa, stál u zrodu internetu a nyní se věnuje datovým úložištím. Rozhovor s ním také přináší letní vydání magazínu Newstream CLUB.
A rostoucí zájem nadnárodních firem o možnost působit v Česku potvrzuje také Tomáš Partsch z CTP, který vysvětluje, jak se z Brna stává evropské Silicon Valley.
Dvanácté vydání čtvrtletníku Newstream CLUB je v prodeji, distribuci zajišťuje Send. Digitální verzi magazínu lze zakoupit přímo na newstream.cz.
