Zákon ukládá firmám povinnost archivovat dokumenty řadu let – některé až tři desítky. Díky možnosti využívat digitální archiv společnosti ušetří čas, místo i peníze.

Digitalizace postupně prostupuje všechna odvětví a ukazuje se, že značnou progresivitu a zefektivnění zavedených firemních postupů přináší také v oblasti archivace nezbytných dokumentů. Přesto velká část firem v České republice stále využívá převážně papírové dokumenty. S tím se pojí řada povinností, jako je zajištění potřebných prostor pro archivaci a také nutná průběžná údržba a kontrola archivovaných materiálů, které s přechodem na digitální archiv odpadají.

Podle Martina Plevky, ředitele divize eCommerce & Public ve společnosti Software602, která se zaměřuje na digitalizaci dokumentů, je pro firmy náročné uhlídat například termíny skartací jednotlivých dokumentů či zajistit jejich validitu i po letech. Vítanou pomocí pak může být digitální archiv, který zaručuje bezpečné a přehledné ukládání dat. „Digitální archiv s aktivní péčí se navíc postará také o to, aby dokumenty splňovaly všechny legislativní nároky a pravidla skartace, které se mohou v budoucnosti měnit na základě úprav zákona,“ popisuje Martin Plevka.

Bezpečně a přehledně i na 45 let

Délka, po kterou je nutné firemní dokumenty archivovat, se na základě jejich jednotlivých typů liší. Nejdéle musí být uchovávány dokumenty personálního oddělení – konkrétně mzdové listy a účetní záznamy, které jsou potřebné pro účely důchodového pojištění a u nichž je nezbytná 45letá archivace. Kvalitní archivační systém by proto měl být v tomto případě prioritou. Pomůže nejen s bezpečným ukládáním dat, ale díky využití metadat se postará také o snadné a rychlé zpětné dohledání dokumentu, které může v případě fyzického archivu zabrat spoustu času.

Nespornou výhodou je rovněž fakt, že digitální data je na rozdíl od vytištěných dokumentů možné jednoduše prohledávat, evidovat a zálohovat. Chránit před ztrátou nebo poškozením například v případě požáru nebo jiných neočekávaných událostí. Nehrozí ani poškození dokumentů časem, informace tak zůstávají čitelné a přehledné. Digitální archivy mají navíc pokročilé zabezpečení a bezpečnostní nastavení, díky nimž lze zajistit, že k nim mají přístup pouze oprávnění pracovníci. Jsou tak dostatečně chráněny a pověřené osoby mají jasný přehled, kdo a kdy do dokumentů nahlížel.

Úspora času i financí

Přehledný systém a integrace dat výrazně zvyšuje efektivitu pracovních úkonů ve firmách. Současně snižuje počet rutinních úloh, díky čemuž klesá chybovost a zaměstnanci získávají prostor pro další rozvoj. Nezanedbatelná je pak také finanční úspora, která může za rok činit až desítky tisíc korun.

Digitalizace českého stavebnictví se vleče. Jak by oboru prospělo vyšší zapojení AI, budou diskutovat experti

Reality

Co mají společného nový stavební zákon, digitalizace a umělá inteligence? Na to odpoví konference o stavebním zákoně a připravenosti České republiky a developmentu na digitální transformaci. O tématu budou diskutovat místopředsedkyně Poslanecké sněmovny Klára Dostálová, Hana Landová z Hospodářské komory ČR, Tomáš Kadeřábek z Asociace developerů a Petr Klán z Ministerstva pro místní rozvoj. Konference, kterou pořádá společnost remspace, proběhne 18. října v Mramorovém sále České spořitelny.

nst

Přečíst článek

Zkrátíme čekání žadatelů o hypotéku na polovinu, slibují sdružení poradci

Money

Už jedno sezení s poradcem odhalí, zda má žadatel o hypotéku šanci úvěr získat. Nové sdružení Hyponation, ve kterém se dala dohromady šestice finančně poradenských společností, slibuje zlepšení servisu kolem hypoték. Zrychlení i zjednodušení celého procesu získávání hypotečního úvěru by měli pocítit prý všichni, kdo si přes některou z těchto šesti společností požádají o úvěr na bydlení. Výhody i nevýhody nové platformy jsme probrali s Janem Brejlem, obchodním ředitelem poradenské společnosti Partners a s Janem Lenerem, ředitelem odboru marketingu a komunikace z Broker Consulting. 

Věra Tůmová

Přečíst článek