Revoluce jménem digitalizace. Opuštěním papírového archivu firmy ušetří

Zákon ukládá firmám povinnost archivovat dokumenty řadu let – některé až tři desítky. Díky možnosti využívat digitální archiv společnosti ušetří čas, místo i peníze.
Digitalizace postupně prostupuje všechna odvětví a ukazuje se, že značnou progresivitu a zefektivnění zavedených firemních postupů přináší také v oblasti archivace nezbytných dokumentů. Přesto velká část firem v České republice stále využívá převážně papírové dokumenty. S tím se pojí řada povinností, jako je zajištění potřebných prostor pro archivaci a také nutná průběžná údržba a kontrola archivovaných materiálů, které s přechodem na digitální archiv odpadají.
Podle Martina Plevky, ředitele divize eCommerce & Public ve společnosti Software602, která se zaměřuje na digitalizaci dokumentů, je pro firmy náročné uhlídat například termíny skartací jednotlivých dokumentů či zajistit jejich validitu i po letech. Vítanou pomocí pak může být digitální archiv, který zaručuje bezpečné a přehledné ukládání dat. „Digitální archiv s aktivní péčí se navíc postará také o to, aby dokumenty splňovaly všechny legislativní nároky a pravidla skartace, které se mohou v budoucnosti měnit na základě úprav zákona,“ popisuje Martin Plevka.
Bezpečně a přehledně i na 45 let
Délka, po kterou je nutné firemní dokumenty archivovat, se na základě jejich jednotlivých typů liší. Nejdéle musí být uchovávány dokumenty personálního oddělení – konkrétně mzdové listy a účetní záznamy, které jsou potřebné pro účely důchodového pojištění a u nichž je nezbytná 45letá archivace. Kvalitní archivační systém by proto měl být v tomto případě prioritou. Pomůže nejen s bezpečným ukládáním dat, ale díky využití metadat se postará také o snadné a rychlé zpětné dohledání dokumentu, které může v případě fyzického archivu zabrat spoustu času.
Nespornou výhodou je rovněž fakt, že digitální data je na rozdíl od vytištěných dokumentů možné jednoduše prohledávat, evidovat a zálohovat. Chránit před ztrátou nebo poškozením například v případě požáru nebo jiných neočekávaných událostí. Nehrozí ani poškození dokumentů časem, informace tak zůstávají čitelné a přehledné. Digitální archivy mají navíc pokročilé zabezpečení a bezpečnostní nastavení, díky nimž lze zajistit, že k nim mají přístup pouze oprávnění pracovníci. Jsou tak dostatečně chráněny a pověřené osoby mají jasný přehled, kdo a kdy do dokumentů nahlížel.
Úspora času i financí
Přehledný systém a integrace dat výrazně zvyšuje efektivitu pracovních úkonů ve firmách. Současně snižuje počet rutinních úloh, díky čemuž klesá chybovost a zaměstnanci získávají prostor pro další rozvoj. Nezanedbatelná je pak také finanční úspora, která může za rok činit až desítky tisíc korun.
Co mají společného nový stavební zákon, digitalizace a umělá inteligence? Na to odpoví konference o stavebním zákoně
a připravenosti České republiky a developmentu na digitální transformaci. O tématu budou diskutovat místopředsedkyně Poslanecké sněmovny Klára Dostálová, Hana Landová z Hospodářské komory ČR, Tomáš Kadeřábek z Asociace developerů a Petr Klán z Ministerstva pro místní rozvoj.
Konference, kterou pořádá společnost remspace, proběhne 18. října v Mramorovém sále České spořitelny.
Digitalizace českého stavebnictví se vleče. Jak by oboru prospělo vyšší zapojení AI, budou diskutovat experti
Reality
Už jedno sezení s poradcem odhalí, zda má žadatel o hypotéku šanci úvěr získat. Nové sdružení Hyponation, ve kterém se dala dohromady šestice finančně poradenských společností, slibuje zlepšení servisu kolem hypoték. Zrychlení i zjednodušení celého procesu získávání hypotečního úvěru by měli pocítit prý všichni, kdo si přes některou z těchto šesti společností požádají o úvěr na bydlení. Výhody i nevýhody nové platformy jsme probrali s Janem Brejlem, obchodním ředitelem poradenské společnosti Partners a s Janem Lenerem, ředitelem odboru marketingu a komunikace z Broker Consulting.
Zkrátíme čekání žadatelů o hypotéku na polovinu, slibují sdružení poradci
Money
Speciál Realitní Club
Realitní Club je multiplatformní projekt serveru newstream.cz věnovaný nemovitostem, zaměřený pro B2B i B2C segment. Má tři základní části – webovou, printovou a eventovou se silným zaměřením na sociální sítě. Jako první odstartovala speciální stránka Realitního Clubu. Speciál je rozdělen do čtyř kategorií, které se „deep dive“ způsobem věnují klíčovým oblastem nemovitostního trhu.
- Brownfieldy: vize a budoucnost nezastavěných území především ve velkých městech;
- Komerční reality: kanceláře, coworking;
- Nová výstavba: development, nájemní bydlení, družstevní bydlení, hypotéky;
- Reality a politika: jak se municipality i nejvyšší patra centrální politiky podílejí na výstavbě.
Součástí budou rozhovory s developery, politiky, architekty i designéry.
Témata související s realitami:
- inflace v Česku i ve světě
- vše kolem hypotečního trhu
- co se děje na investičním trhu?