Digitalizace zjednodušuje práci personalistů. Firmám šetří čas i peníze

Novela zákoníku práce platná od začátku letošního října, umožňuje uzavírat pracovní smlouvy a dohody elektronicky. Výrazně tak nahrává digitalizaci veškeré komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci.

Možnost uzavírat pracovní smlouvy či dohody o provedení práce elektronickou formou, stejně jako možnost digitalizovat platové výměry, dohody o odpovědnosti a další dokumenty ušetří firmám i samotným zaměstnancům velké množství času. Pomůže to změnit zavedené postupy ve firmách, snížit počet rutinních úloh a zlepší to produktivitu, míní Martin Vondrouš, Senior Business Development Manager ve společnosti Software602.

Nebude už například nutné čekat na fyzickou přítomnost kompetentní osoby s oprávněním podepisovat dokumenty a zaměstnancům, kteří pracují z domova, odpadne povinnost cestovat kvůli podpisům do kanceláře. Zejména firmy, které mají v České republice více poboček nebo mají své matky v zahraničí, tak mohou dosáhnout výrazné úspory času i nákladů.

Nová tvář HR

Pokud se zaměstnavatel rozhodne pro elektronickou komunikaci a elektronické doručování dokumentů, je povinen získat písemný souhlas zaměstnance. Ten musí být podepsán samostatně, nelze ho plošně zahrnout do pracovní smlouvy a zaměstnanec má navíc právo tento souhlas kdykoli odvolat.

„Aby mohl zaměstnavatel komunikovat se zaměstnanci plně elektronickou cestou, je na straně zaměstnance nezbytný chytrý telefon a přístup k počítači. Také je nutná platforma, jako je například Sofa od Software602, která umožňuje elektronické podepisování dokumentů,“ upřesňuje Martin Vondrouš. Zaměstnavatel musí mít k dispozici elektronický kvalifikovaný podpis, zaměstnanec může používat zaručený podpis. Obě strany mohou pro elektronické doručování používat vlastní datovou schránku. Pokud ji zaměstnanec nemá, potřebuje vlastní soukromou e-mailovou schránku (takovou, ke které nemá přístup zaměstnavatel) a optimálně také internetové bankovnictví včetně bankovní identity pro rychlé ověřování identity. Další nezbytností pro zaměstnavatele je pak profesionální digitální archiv, kde budou dokumenty bezpečně uloženy a po uplynutí skartační lhůty skartovány.

Pro usnadnění digitalizace HR procesů vyvinula česká společnost Software602 portál HR Point, který je propojený s cloudovým digitálním archivem. Zaměstnancům i zaměstnavatelům jsou na něm dostupné všechny potřebné informace či dokumenty. Portál HR Point staví na propojení cloudové aplikace Sofa s aplikací Teams ze sady Microsoft 365 a podporuje všechny agendy související s HR. Díky tomu pomáhá pracovníkům personálního oddělení zefektivnit jednotlivé procesy – od náboru až po nástup zaměstnanců.

Digitalizace HR. Právníci diskutují přednosti i nedostatky novely zákoníku práce

Zprávy z firem

Ústředním tématem dnešního dílu Práva k Ranní Kávě se stává novela zákoníku práce, která do pracovního práva vnáší doposud chybějící prvky umožňující výraznější digitalizaci HR dokumentů.

nst

Přečíst článek

Revoluce jménem digitalizace. Opuštěním papírového archivu firmy ušetří

Zprávy z firem

Zákon ukládá firmám povinnost archivovat dokumenty řadu let – některé až tři desítky. Díky možnosti využívat digitální archiv společnosti ušetří čas, místo i peníze.

nstp

Přečíst článek